GnuCash. Согласование проводок






Когда деньги лежат у вас в кошельке — вроде бы, всё просто. Заплатил в магазине — сделал проводку в GnuCash. Получил наличность из банкомата — положил в кошелёк, сделал проводку. Но на сегодняшний день места, где могут храниться наши кровные, не ограничены лишь кошельком и копилкой в виде хрюшки. С приходом банков, кредитных карточек, систем электронных платёжных  и подобных вещей, следить за движением средств становится всё сложнее. Вы снимете получите наличность, пользуясь банкоматом, а с вас за это снимут комиссию бОльшую, чем вы думали. У вас открыт счёт в банке, а банк самостоятельно снимает с него суммы в счёт оплаты «расчётно-кассового обслуживания». В конце-концов, вашу платёжную карточку может взять «на пару часиков» ваша ненаглядная, при этом «забыв» назвать вам точную сумму потраченных денег. Короче говоря, с приходом виртуальных денег стало, мягко говоря, сложнее их учитывать (зато обслуживающим эту виртуальщину организациям стало легче у вас добровольно-принудительно изымать заработанные средства). В очередной раз благодаря разработчиков GnuCash за их старания, сегодня я расскажу о согласовании проводок — функции, помогающей вам учитывать неучтённое.


Когда мы имеем дело с банками, как правило, мы можем получать выписку за период обо всех совершённых операциях по нашему счёту. В этой выписке банк любезно предоставляет нам возможность ознакомиться с совершёнными платежами, поступившими средствами, снятыми комиссиями, etc. Таким образом, используя банковскую выписку, у нас появляется возможность выяснить причины несоответствия ожидаемого нами остатка на счёте реальному.

Создаём счета

Используемый мной план счетов в этой статье будет таков:

Краткая история такова (всё вымышлено!): я развожу и продаю кроликов, трачу деньги на покупку книг в Интернет-магазине и для всех расчётов я пользуюсь счётом в банке. Ну и для полноты картины предлагаю вообразить жену, втихую воспользовавшуюся моей платёжной карточкой для покупки новых джинсов.

Проводки

Итак, следуя вышеописанной легенде, я создавал проводки в течение месяца. Сначала я продал 2 кролика и поставщик мне сказал, что деньги перечислил на мой банковский счёт. Отметим это:

Обратите внимание на узенькую колонку без заголовка, в которой стоят в ряд буквы «н». Вот это и есть то средство, о котором сегодня идёт речь. Это, своего рода, флажок для пометки состояния вашей проводки. Как вы уже обратили внимание, при создании новой проводки, в ячейке этой колонки автоматически устанавливается флажок «н», который показывает, что это новая проводка. «Новая» в определении GnuCash, это значит та проводка, которая ещё не проходила сверку с банковской выпиской, т. е. несогласованная. О том, как согласовывать проводки, немного позже, а пока что обратите внимание на то, что одинарным кликом по флажку согласованности вы можете переключать его с «н» на «о» и обратно.

Кхе-кхе, тут у меня загвоздка до сих пор неразрешённая. В английском интерфейсе GnuCash флажки переключаются между буквами «n» (New) и «c» (Cleared). Как перевести Cleared, чтобы первой буквой русского слова была «о» — я не знаю. Если кто-то знает (или, хотя бы, предполагает), сообщите, пожалуйста, в комментариях, буду очень признателен.

UPD. Спасибо Тиму, в комментариях высказавшему мысль о том, что «о» означает «окончательная». Из всех предложенных вариантом лично мне этот понравился больше всего.

Вернёмся к нашим баранам. Если вы переключите флажок согласованности на «о», то этим самым вы сообщите GnuCash, что существование такой же проводки в банке подтверждено выпиской.  То есть, данные в GnuCash и выписке сходятся, и проводка подлежит согласованию.

Применительно к моему примеру на снимке выше сделаем следующее. Первая проводка, формирующая начальный остаток, как правило, ни в каких банковских выписках не числится и поэтому отметим её подлежащей согласованию. А вот во второй проводке всё иначе: мой покупатель лишь сказал, что перечислил деньги, а когда они фактически будут на моём счёте — зависит уже от банков, между которыми будут передаваться деньги, ведь платёж может быть совершён в другой день, может быть не совершён вовсе и деньги вернуться отправителю, из поступившей мне суммы могут вычесть какую-то комиссию, и т. д. Поэтому я и оставляю статус проводки в том виде, в каком он есть — «н», то есть, «Новая».

Далее, через неделю, я оплатил книгу в Интернет-магазине. Поскольку я не знаю, перечислил ли банк мои деньги магазину, я также оставляю эту проводку «новой»:

Согласование

В конце месяца мне пришла выписка из банка, которую мы сейчас с вами и сверим. Первым делом, на странице счетов, в контекстном меню счёта «Счёт в банке» выбираем пункт «Согласовать»:

После чего GnuCash предложит окошко:

В поле «Дата декларации» вводим дату выписки из банка. Неизменяемое значение поля «Начальное сальдо»  отражает сальдо счёта на момент последнего согласования. В поле «Конечное сальдо» GnuCash автоматически подставляет сальдо, исходя из собственных расчётов, основанных на имеющихся в программе данных. Но что такое?! Я гляжу в выписку и вижу там несколько иную сумму: 7200 рублей! Что ж, будем разбираться. Птичку «Включить субсчета» ставить, естественно, не будем, поскольку согласуемый в данный момент счёт не имеет субсчетов. О назначении кнопки «Ввод платежа по процентам» я расскажу в будущей статье, сегодня она нам не понадобится. Итак, меняем значение поля «Конечное сальдо» на то, которое указано в выписке и жмём «ОК»:

В левой части окна мы видим проводки, дебетовавшие счёт, в правой — кредитовавшие. Обратите внимание на колонки «С» в обеих частях окна. Если в строке проводки вы видите зелёную «птичку» в этой колонке, это означает, что вы отмечали эту проводку флажком «о» в окне журнала счёта. То есть, как бы говорили программе: «Да, эти деньги действительно доставлены по назначению. Всё гуд.» Остальные же, не отмеченные зелёной «птицей» проводки, нам предстоит сверить с банковской выпиской и внести коррективы в свои GnuCahs-записи, если это понадобится.

Также, полезно будет обратить внимание на правую нижнюю часть окна, где мы видим сводную информацию за обрабатываемый период, в котором на данный момент наибольшую ценность представляет запись «Разница», показывающая сумму, на которую «не сходится» наш баланс с банковским.

Итак, смотрю теперь в выписку. Первая проводка от 02.05.2010 там присутствует, то есть деньги от нашего покупателя кроликов успешно «приехали». Окей, ставим «птичку» в колонке «С». Далее, я вижу платёж с моего счёта на 600 рублей Интернет-магазину. Сверяем: есть такое дело, ставим птицу:

После отметки согласованных проводок в строке «Разница» сумма изменяется с учётом отмеченных проводок и, в конечном итоге, мы увидим реальное расхождение. Где-то 3200 рублей потерялись... Но в выписке у меня ещё есть строки! Продолжим.

Следующая проводка в банковской выписке списывает 50 рублей «за расчётно-кассовое обслуживание» в тот же день, когда был мой платёж Интернет-магазину. Ага, об этом-то я и не знал. То есть, в банке меня предупредили, но пока дошёл до GnuCash, то об этом забыл и, естественно, эту сумму не учёл. Что ж, исправим.

Для начала вспомним, что у нас в данный момент нет счёта, куда бы мы смогли определить эту сумму. Очевидно, что это будет счёт расходов. Создадим его, переключившись на страницу счетов:

Теперь, после создания требуемого счёта, создадим отсутствующую проводку. Для этого нажмём на панели инструментов кнопку «Добавить новую проводку на счёт» (или Ctrl+N, или выберем в меню «Проводка — Новый»):

Разница уменьшилась ещё на 50 рублей. Идём дальше по выписке. 30-го числа банк снимает с моего счёта 150 рублей за «Обслуживание счёта». Ах, да! Запамятовал (кстати, можно запланировать этот платёж на будущее, чтобы больше не забывать), ведь банк в конце каждого месяца автоматически берёт мзду за то, что даёт мне возможность пользоваться счётом. Создаём проводку (не будем здесь заморачиваться созданием отдельного счёта, а дебетуем уже существующий «Комиссионные сборы»):

Осталось выяснить судьбу трёх тысяч рублей. Снова обращаемся к банковской выписке. Покупка джинсов в магазине на сумму 2950 рублей + 50 рублей комиссии банка за платёж. Ну, здесь уже совсем ничего нового: создаём счёт:

И проводку:

После этого переключаемся на окно согласования проводок, отмечаем новые проводки «птичками» и проверяем, чтобы в строке «Разница» сумма равнялась нулю:

Теперь можно выдохнуть и смело заявить: «Да, теперь у нас всё в полном порядке!». Для такого «заявления» на панели инструментов окна согласования проводок GnuCash существует специальная кнопка «Завершить согласование этого счёта», которой мы и воспользуемся (также, существует клавиатурное сокращение «Ctrl+F» или элемент меню «Согласовать — Завершить»).

Гордо глядим на результаты нашей работы:




GnuCash. Согласование проводок: 27 комментариев

  1. во первых — спасибо за статьи о гнукэш

    во вторых, полагаю, что cleared превратилось в «о» путем перевода как «очищенные»

  2. cleared = в данном контексте значит окончательная (после процедуры клиринга или согласования)

    цикл статей потрясный, начал вести собственный учет, пока не могу понять откуда появляются недосдачи :)

  3. Большое спасибо за Ваш труд! Благодаря Вам перевел учет в фирме с Асеmoney на gnucash!

  4. Я бы предложил следующее толкование:

    «о» — значит «открыженная» или «оприходованная»

  5. Спасибо за статью, давно использую GnuCash, и вот эту строку с «н» или «о» никак не мог понять. Теперь стало ясно зачем это нужно.

  6. Тим, клиринг не является согласованием. Но вариант «окончательная» мне понравился. :)

    Хотя по смыслу больше подходят варианты товарища dumal'а.

  7. Слёзно умоляю, прям валяюсь в ногах. Напишите, пожалуйста, статью для особо твердолобых, как правильно интерпретировать/различать активы, пассивы, да всякие кредиты-дебеты. И как это лучше отразить в GnuCash.

  8. > cleared = в данном контексте значит окончательная (после процедуры клиринга или согласования)

    Тим, да! Оно самое! Спасибо.

  9. > «о» — значит «открыженная» или «оприходованная»

    dumal, по смыслу — согласен. Но уж очень как-то не литературно, что ли... А «оприходованная», так вообще слух режет. Я чего-то думаю, что это товар можно оприходовать, а не проводку :-)

  10. > Боюсь cleared перевели дословно — «о»чистить

    roma, видимо, так оно и есть :(

  11. > как правильно интерпретировать/различать активы, пассивы, да всякие кредиты-дебеты

    max7, так вот же ж, рассказывал, вроде: www.ashep.org/2010/gnucas...a-pervyj-zapusk/. Не знаю, насколько всё точно и верно, но до сегодня никто не жаловался и не исправлял. Значит, будем думать, что так оно и есть :-)

  12. > dimas пишет:

    > 2010-06-03 в 16:10

    > что вы мучаетесь с этим бульдозером?

    > homemoney.com.ua

    Это всмысле какие-то левые товарищи будут знать что, сколько и куда я потратил и сколько у меня денег? Нет уж, увольте :)

  13. Огромное спасибо за статью. Понемногу, по чуть-чуть, да поставим на ноги свой учет денег :) С Вашей помощью.

  14. Скажите пожалуйста — использую версию 2.4.3, появилась строчка (счет) «Дисбаланс-UAH». Что это значит?

  15. Дима, это произошло оттого, что вы не указали другой счёт, когда создавали какую-то проводку. А поскольку в системах с двойной записью счетов в проводке должно быть по меньшей мере два, то ГнуКэш автоматически создал недостающий счёт. Исключите участие созданного счёта в проводках и можете безболезненно его удалить.

  16. Доброе время суток! Понимаю что пишу почти через год после последнего коментария, но может кто-то ответит? ;-)

    Благодаря этой серии статей уже давольно давно пользуюсь GnuCash и все было хорошо, но теперь он стал показывать счета расходов красным и суммы с минусом. Это случилось после того как я создал новую группу счетов в отдельном файле GnuCash. Возможно я как-то (неявно для себя) изменил какой-то параметр. Все остальное работает как обычно.

    Может кто-то знает: Где настраиваюся параметры типов счетов? Как это исправить?

    1. Андрей, посмотрите в свойствах верхнего счёта группы счетов, которые вы называете «расходы». Какой тип он имеет?

  17. Верхний счет имел правильный тип — «Расход»

    Я попробовал установить GnuCash на другом компьютере и открыть те же самые файлы — все заработало нормально. После этого я переустановил GnuCash с удалением всех упоминаний этой программы в реестре, а также все файлы, которые относились к программе — теперь все работает нормально. Видимо проблема была не в конкретном наборе счетов, а в каких-то глобальных настройках.

    Спасибо,

    Андрей

  18. «о» — очищенная проводка, как следует из Настройки — Журнал — Согласование: «Проверять очищенные проводки»

  19. Мало того, что это единственное понятное объяснение GnuCash на русском языке (из того, что я нашел), так еще и настроение поднимается при прочтении :)

    Большое спасибо!

Комментарии запрещены.