GnuCash. Проводки






В предыдущей статье мы с вами разбирались с созданием счетов. Как мы уже выяснили, счета являются средством «хранения» ваших средств. Однако, средства, лежащие мёртвым грузом где-то — это история не из реальной жизни. Средства всегда откуда-то и куда-то перемещаются, отражая вашу финансовую активность: зарплаты, покупки, налоги, займы и тому подобное. Для организации «движения» средств в системах бухгалтерского учёта существует отдельное понятие — проводки. В англоязычной локализации GnuCash проводки называются transactions, и мне это слово почему-то нравится больше, но не будем отступать от русскоязычного оригинала, чтобы не запутывать читателя.


Что такое проводка

Строго говоря, проводка в бухгалтерских системах с двойной записью — это обмен значениями между как минимум двумя счетами. Таким образом выходит, что проводка всегда состоит не менее чем из двух частей, частей «откуда» и «куда». Счёт «откуда» передаёт значение счёту «куда». Например, вы получили зарплату. В этом случае вы создаёте проводку, в которой будут участвовать два счёта: счёт типа «Приход» и счёт типа «Активы».

Журнал счёта

Каждый счёт в GnuCash имеет свой так называемый журнал. Именно в нём ведутся записи о проводках, в которых участвует счёт. Как элемент пользовательского интерфейса журнал счёта позволяет вам вводить, редактировать и удалять проводки, связанные с этим счётом. Попасть в журнал счёта можно путём двойного клика по счёту на странице счетов.

Простые проводки

Итак, давай уже наконец попробуем создать проводку. Запустите GnuCash и откройте базу данных, созданную нами в предыдущих статьях. В появившейся странице счетов найдите счёт «Кошелёк» и при помощи двойного клика откройте его. Увидеть вы должны примерно следующую картину:

Как видно, счёт уже участвует в одной проводке с названием «начальное сальдо». Эта проводка была автоматически создана GnuCash в тот момент, когда мы создавали счёт в предыдущей статье. Пока что не обращайте на него внимание и сосредоточтесь на создании вашей первой проводки в GnuCash. Пусть это будет покупка хлеба в магазине.

Можно также заметить, что GnuCash автоматически создаёт «пустое место» для новой проводки, заполняя лишь поле «Дата». Вообще в программе довольно развитая система автодополнений и я уверен, что вы оцените её в будущем.

Итак, дата у нас уже заполнена. Конечно же, никто не мешает вам изменить значение этого поля, если вы вводите проводку другой датой. Поле «Номер» может использоваться вами в случаях, когда создаваемая вами проводка как-то связана, например, с банковским документом, чеком или ещё чем-то подобным. Короче говоря, пока что его можно игнорировать. В поле «Описание» введите осмысленное для вас описание операции, например «Покупка двух буханок хлеба». Далее, в колонке «Перевести» при помощи выпадающего списка выберите  счёт, который будет участвовать в проводке. Естественно, в нашей проводке это будет счёт «Мои расходы:Продукты:Хлеб». На загадочную колонку с заголовком «С» пока что не обращайте внимания, она нам не нужна.  Теперь нам нужно ввести сумму проводки. Здесь всё достаточно просто: если сумма поступает на счёт — её вписывают в колонку «Дебет», если же сумма списывается со счёта — она должна быть помещена в колонку «Кредит».

После того, как вы заполните и проверите необходимые поля, нажимайте кнопку «Ввести» на панели инструментов. Если всё правильно и GnuCash никаких ошибок не обнаружит, то вы должны увидеть следующее:

Поздравляю, вы только что создали свою первую проводку в GnuCash! Обратите внимание, что остаток счёта уменьшился на сумму, которую мы только что списали.

Разделённые проводки

Довольно часто в проводке может участвовать более двух счетов. Например, когда вы оплачиваете какой-то счёт в банке, то с вас почти всегда возьмут комиссионный сбор «За расчётно-кассовое обслуживание». То есть ваш платёж будет состоять уже из двух частей: сумма, которая будет перечислена получателю и сумма, которую платите банку за его услуги. В принципе, в такой ситуации вы всегда имеете возможность записать общую сумму, но редко когда бывает удобным в конечном итоге, когда вы будете «подбивать» итоги вашей финансовой активности. Вдруг окажется, что вы кому-то перечислили на 10 рублей больше, чем должны были... А ведь эти десять рублей вы и не перечисляли. Вы их отдали банку. Существует ещё один способ учёта подобных операций — это вводить двумя проводками отдельно платёж, а отдельно комиссию. Но если у вас таких платежей много, то вы с ума сходить будете через некоторое время, глядя на раздувшиеся от таких «побочных» проводок журналы счетов.

GnuCash предлагает механизм для учёта подобных операций — это так называемые «разделённые проводки». Смысл в том, что в проводке участвует не два, а более счетов. Таким образом вы имеете возможность в одну проводку «затолкать» сколько угодно операций. Сразу скажу, что в плане интерфейса пользователя эта возможность выглядит слегка чудаковатой, что не отрицают и сами разработчики. В будущих релизах, надеюсь, это будет исправлено. А пока что, как говорят на Украине, «Маємо те, що маємо».

Итак, представим себе что вы пошли в магазин и купили там булку хлеба, бутылку пива и палку колбасы. Определимся с ценами: хлеб стоит 5 рублей, пиво стоит 20 рублей, а  колбаса пусть будет  130 рублей (народ из России не пугайтесь, если я чего-то путаю, я сейчас живу не в России и цены беру «с потолка»). Значит, итого мы потратили в магазине 155 рублей.

Откройте журнал счёта «Мои активы:Кошелёк». Исправьте дату, если нужно. Перейдите В поле «Описание» новой проводки и введите там что-то вроде «Проудкты». После этого нажмите на панели инструментов кнопку «Части», что изменит вид интерфейса ввода проводки на такой:

Обратите внимание на добавившуюся подстроку ниже. Вот там мы и будем вводить части нашей проводки. Переставьте курсор в поле «Описание» появившейся подстроки и вы увидите, как программа автоматически в поле «Счёт» подставит счёт «Мои активы:Кошелёк», то есть тот счёт, с журналом которого мы сейчас работаем. На первый взгляд это может показаться странным и я попробую сейчас объяснить такое поведение GnuCash.

Как мы уже знаем, в любой проводке участвуют не менее двух счетов — это основное правило бухгалтерских систем двойной записи. В случае с двумя счетами всё просто: с одного счёта сумма списывается (счёт кредитуется), а на другой счёт такая же сумма зачисляется (счёт дебетуется). То есть, другими словами, всегда должно выполняться условие баланса: если где-то «убыло», то где-то обязательно «прибыло», причём на такую же сумму. Деньги не берутся из ниоткуда и в никуда не уходят.

В нашем случае мы хотим отдельно отметить суммы, которые мы потратили на хлеб, на пиво и на колбасу. То есть у нас будет три раза «убыло» из кошелька и три раза «прибыло» в  магазин, где мы это всё приобретали. И если тратили деньги мы из одного места — «Кошелёк», то «ушли» деньги в три разные места: «Хлеб», «Колбаса» и «Пиво». Совершенно логично,что просуммировав «Хлеб», «Колбасу» и «Пиво» мы должны получить значение равное количеству потраченных средств со счёта «Кошелёк». Так вот, собственно, выполняя автоподстановку счёта «Мои активы:Кошелёк», GnuCash ожидает от нас ввода сперва общей потраченной суммы, которую, как вы понимаете, нужно записать в колонке «Кредит», ибо деньги списываются со счёта.

Итак, в магазине в сумме мы потратили 155 рублей. Отметим это и переместим курсор в следующую строку:

Обратите внимание, как GnuCash заботливо автоподставляет сумму дебета! Без баланса в бухгалтерии никуда! Сумма дебета подставлена, но счёт не выбран. Что ж, исправим это, не забывая о сумме, конечно (хлеб ведь у нас не 155 рублей стоит) и перейдём к следующему пункту наших покупок:

И снова программа заботливо пересчитала оставшийся неучтённый пока что дебет. Теперь уже самостоятельно введите оставшиеся операции, нажмите кнопку «Ввести» после этого и вы увидите следующее:

Неплохо, неправда ли? В одну проводку мы уместили все подробности похода в магазин. Если «отжать» кнопку «Части», то все эти подробности скроются, оставив лишь самое главное — сумму, которую мы оставили в магазине:

Всё, ушёл пить кофе!




GnuCash. Проводки: 39 комментариев

  1. А можно ли проводить автоматом? Операции, как оплата квартиры, кредита в начале месяца.

    1. kalys.osmonov, да, можно. Для этого в GnuCash предусмотрена такая вещь, как запланированные проводки. О них я планирую рассказать в следующей статье.

  2. Я и не знал раньше о такой. Хорошая штука.

    Если нажать справка->о программе, можно увидеть такую строчку «GNU-способ распоряжения вашими деньгами!»

  3. Уже больше года пользуюсь, а про разделенные проводки узнал только сегодня :) Спасибо. Будем пользоваться.

  4. И все-таки любопытно, что за столбец с загадочным заголовком «С»? :)

    1. Lion-Simba, в этом столбце отражается состояние согласованности проводки. Об этом я расскажу позже, но если вкратце, то в GnuCash вы имеете возможность делать т. н. «согласование» проводок. Это обычно пригождается в случаях, когда вы ожидаете каких-то денег и отправитель вам сообщил, что деньги отправлены. Вы создаёте необходимые проводки, но отмечаете их как «несогласованные» (денег-то фактически ещё нет). Потом, когда деньги поступят (или позже, непример в конце отчётного периода) вы запускаете механизм согласования, задаёте ожидаемое сальдо по счёту на какую-ту дату (согласно, например, выписке из банка), а GnuCash смотрит, соответствуют ли данные по выписке данным в его собственной БД и, если разница есть, то сообщает вам об этом и предлагает создать корректирующую проводку (например, это может быть комиссия банка, которую вычли из поступивших вам денег или ещё что-то подобное). После того, как все корректирующие проводки будут созданы и вы скажете своё окончательное «одобрямс», GnuCash переведёт несогласованные проводки в статус согласованные.

  5. ashep, благодарю за новую статью. Во время проведения вышеописанных операций у меня вылезло поле, которое у тебя отсутствует: Дисбаланс (хотел скриншот приложить, но не получается). Это различия в версиях или я что-то не так сделал? Хотя, как мне показалось, вещь полезная.

    И вот ещё держи несколько очепяток:

    представим себе_,_ что

    народ из России_,_ не пугайтесь

    Проудкты -> Продукты

    показаться странным_,_ и я попробую

    что_,_ просуммировав «Хлеб», «Колбасу» и «Пиво»_,_ мы должны получить значение_,_ равное

  6. Михаил, «Дисбаланс» — это поле или счёт новый появился? Закинь скриншот, если не сложно на ashep at ashep dot org.

    Спасибо за очепятки! Скоро доберусь, поправлю.

  7. Добрый день!

    Интересный цикл статей вы пишите. Очень жду запланированные проводки. Если покажите как работать с кредитами (периодические списания со счета в банке), как проводить мобильную связь, интернет-связь, аренды и т.д. — будет просто супер. :)

    С удовольствием читаю.

  8. Извините, что не по теме. А это какой шрифт у вас используется на скриншотах? Очень симпатичный.

    1. Извините, что не по теме. А это какой шрифт у вас используется на скриншотах? Очень симпатичный.

      URW Gothic L Book

  9. Весьма позновательно...

    Когда занялся вопросом домашней бухгалтерии, то рассматривал и эту программу. Но оттолкнула по причине наличия более интуитивно-понятных образцов (Homebank, например).

    Но благодаря вашим статьям многое прояснилось и выглядит не так пугающе как казалось в самом начале.

    Было бы совсем замечательно если у вас был бы пример с использованием счётов типа кредтной карты и взятия потребительского кредита у банка...

  10. Товарищ, как-то вы странно проводки делаете. Я раз 10 перечитал ваш труд и не понял откуда у вас такие счета:

    \Мои продукты:Расходы:Хлеб\

    \Мои продукты:Расходы:Пиво\

    \Мои продукты:Расходы:Колбаса\

    Вы что, ведёте отдельные счета на каждый продукт, чтобы проводить такие проводки?

    Вот как у меня выглядит ваш пример с действительно раздельной проводкой.

    static.itmages.ru/i/10/05...0_7cb9b1077f.png

  11. Стерх, товарищ юзает такую систему счетов исключительно в примере. Вы не против?

  12. составные проводки — это просто замечательно, но некоторые чеки из мазагина может не хватить сил расписывать. Особенно если тарилась вся семья :)

  13. Алексей, я покупки в продуктовом магазине лишь в качестве примера привожу. Понятное дело, что в реальной жизни маловероятно, что вас заинтересует сумма, потраченная на колбасу в период с XX по YY :)

  14. Здравствуйте. При проведении проводок у меня как-то странно отображается остаток. Значение уходит в минусы... Сами проводки не понятно как сротируются в таблице. У Вас на скриншотах все четко и понятно. Может это можно где-то поменять в настройках?

    Вот как у меня: 62.149.5.84/i5/52/03/570352/Selection_003.png

  15. Yuriy, интересная ситуация. А если проводку «Opening Balance» сделать, скажем, пятым числом. Порядок сортировки изменится? Остатки перестанут быть отрицательными?

  16. i.piccy.info/i5/93/33/573...election_004.png

    Применил номер 5 для Opening Balance, ничего. Все осталось также. Можно сортировать по Num, но это не важно. С порядком сортировки разобрался. ПКП->Sort by... Но это было вторичное для меня. Хочется понять почему остатки отрицательные.

    Может это связано с версией? У меня 2.2.9.

    1. Yuriy, вы меня не так поняли. Не «номер пять», а «пятое число» — пятое октября. То есть, в проводке «Opening Balance» смените дату на 05.10.10.

    1. Yuriy, странная ситуация с очерёдностью вышла. Если вы начальное сальдо вводили раньше, чем остальные проводки... Ума не приложу, в чём может быть проблема. Не сталкивался.

  17. У меня при использовании разделённой проводки в кошелке одна запись с пометкой разделённой проводки, а в счёте, куда были потрачены деньги, количество записей соответствует числу записей в разделённой проводки. А хотелось иметь одну запись с пометкой разделённой проводки.

  18. конечно ashep.

    Например расходы на продукты через разделённую проводку:

    Наличные (т.е. кошелёк)

    9421.iz.piccy.info.nyud.n...21/Nalychnye.png

    И то как это выглядит в счёте расходов на питание

    i.piccy.info/i5/27/94/579427/Pytanye.png

    Получается, что имея несколько счетов в Питании за один день, теряется информативность отображения.

    1. denis, на скриншоте 9421.iz.piccy.info.nyud.n...21/Nalychnye.png у вас курсор стоит на проводке, т .е она в данный момент является активной для редактирования. Переставьте курсор на другую проводку и та, с которой вы «уйдёте» будет свёрнута, а развернётся та, на которую вы перейдёте. Чтобы ГнуКэш вам их автоматически не разворачивал, просто «отожмите» кнопку «Части» на панели инструментов. Если у вас кнопка «Части заблокирована», значит у вас включён режим «Авторазворачиваемый журнал». Чтобы иметь возможность самому управлять отображением «развёрнутости» разделённой проводки, переключитесь в режим «Простой журнал» из меню «Вид».

  19. А для чего нужна загадочная колонка «С» нигде про неё ничего не нашёл?

  20. Огромное спасибо за статью — примеры максимально ясны, описание простых действий по созданию трансакций и счетов предельно понятно, поэтому всё изложенное отлично запоминается

  21. А как узнать в каком магазине сколько я потратил денег на колбасу. Что бы выяснить в каком магазине она дешевле. Т.е. провести анализ за месяц-два и станет видно, что в магазине А дешевле купить колбасу и хлеб, в магазине Б — молоко и яблоки, а в магазине В — яйца и сметану.

  22. Jack-Jack, сделайте группу счетов «Магазины», в каждой из которых создайте ещё группу, именуя их по имена магазина. а потом в каждом «магазине» сделайте субсчета: «колбаса», «яблоки», «водка», «сладкая вата» и тому подобное.

  23. Имею интересный вопрос, адекватного решения на который в GnuCash не нашел.

    Необходимо учитывать затраты в различных проектах, причем затраты типовые. Например, в каждом проекте есть з.п., оборудование, аренда помещения, транспортные расходы и т.д.

    На каждый проект есть бюджет и необходимо контролировать «влезание» в него.

    По итогам необходимо контролировать затраты по каждой типовой статье.

    Т.е. нужнен ещё один срез — не по счетам, а по «классам». Усложнять план счетов, создавая по счету на каждый проект и по куче субсчетов в нем не вариант.

    Какие могут быть варианты? В других программах встречал понятие «класс» — когда транзакции приписывается дополнительный атрибут.

Комментарии запрещены.