GnuCash. Плановые проводки






После прочтения предыдущей статьи о проводках в GnuCash у многих сам собой возник естественный вопрос: а как же быть с проводками, которые нужно создавать регулярно? Речь идёт об оплате коммунальных услуг, телефонной связи, квартплаты, etc. Держать всё в голове/на листочке и в конце каждого  месяца ручками создавать нужные проводки? Ну нет, это ж не по-нашему! А как же автоматизация, то да сё... Итак, сегодня мы поговорим о том, как избавить себя от головной боли в виде периодических платежей. Сегодня мы поговорим о плановых проводках в GnuCash.

Изображение взято с сайта http://www.linkbusiness.co.nz


Итак, все мы чем-то пользуемся и кому-то за это платим. Электроэнергия, телефон, интернет, телевидение... Каждый, я уверен, сможет продолжить этот список не одним термином. Как правило,   оплата за подобного рода услуги производится за какой-то определённый расчётный период. То есть, какого-то числа каждого месяца контора-поставщик услуг выставляет вам счёт на оплату оказанных ею услуг, который вы обязаны оплатить. Вот и представьте себе (хотя, зачем представлять, уверен весь этот головняк с лихвой в наличии у каждого уже имеется), что за городской телефон вам выставляют счёт 20-го числа, за доступ в Интернет — 1-го, за горячую воду — 15-го, ну и так далее. Естественно, помнить об этом всём хозяйстве просто нереально, а вести записи вручную — лень и поэтому постоянно забывается. Вот давайте и научим наш GnuCash вести учёт самостоятельно (эх, его бы ещё и деньги научить зарабатывать — цены ему бы не было).

Создание счетов

Как мы уже знаем, прежде чем сможет существовать проводка, должны существовать счета, которые будут в этой проводке участвовать. Плановые проводки — не исключение, и поэтому мы первым делом определимся с тем, какие счета нам понадобятся.

Сразу обращу ваше внимание на то, что в этом примере мы будем создавать проводки, отражающие вашу задолженность, а не её погашение. Всё это по той самой причине, что GnuCash ну просто понятия не имеет о том, когда вы соизволите посетить отделение банка и оплатить выставленный вам счёт. GnuCash мы точно можем сообщить только одно: когда счёт выставляется, т. е. когда на вас «вешают» задолженность.

Итак, счета. Давайте в качестве примера будем получать счёт за электроэнергию 15-го числа каждого месяца, счёт на оплату доступа к Интернет — последнего числа каждого месяца, а счёт на оплату городского телефона — 1-го числа. Поскольку все выставляемые счета будут образовывать задолженность приблизительно схожей тематики,  предлагаю объединить их в группу с каким-нибудь «говорящим» названием, путь это будет группа «Коммунальные платежи». Всем, кто уже успел забыть, напоминаю, что под группой счетов я понимаю виртуальный счёт, содержащий в себе обычные субсчета. Саму группу «Коммунальные платежи» логичным поместить в группу «Мои долги».

Итак, создаём счета согласно нашему плану. В итоге у вас должно получиться что-то вроде:

Теперь дальше. Для того, чтобы создать проводку, нам нужно как минимум два счёта, не так ли? Вот тут и возникает вопрос: каким он должен быть, этот второй счёт? Поскольку счета коммунальных платежей — это счета задолженности, то, понятное дело, они будут кредитоваться в момент выставления вам счёта. Значит «этот второй счёт» будет дебетоваться. И это логично! Ведь мы же не просто получаем долг — мы получаем его как денежный эквивалент полученных нами услуг, за которые нам нужно заплатить. Чтобы отразить это получение услуг в нашем доморощенном бухучёте, нужно создать отдельный счёт, на который мы и будем «вешать» полученные блага. Поскольку эти блага, по-сути, являются «нашей собственностью», то, естественно, соответствующий счёт будет иметь тип «Активы»:

Создание шаблона плановой проводки, способ первый

Вообще, для того, чтобы создавать шаблоны плановых проводок, в GnuCash существует два известных мне способа. Первый способ — это специальный пользовательский интерфейс, доступный через меню «Действия — Плановые проводки — Редактор плановых проводок», а второй — это создание шаблона на основе существующей проводки. Рассмотрим первый способ. После выбора указанного пункта меню вы должны увидеть примерно следующее:

Для того чтобы создать новую запланированную проводку, необходимо нажать кнопку «Новый» на панели инструментов или выбрать пункт меню «Запланировано — Новый», после чего вы увидите окошко:

Давайте начнём с электроэнергии. В поле «Название» впишем осмысленное название операции. Также поставьте птичку «Создать автоматически», если вы не хотите, чтобы программа каждый раз спрашивала вашего разрешения на создание проводки. Остальные пункты пока оставим как есть.

Далее перейдите на закладку «Периодичность» и настройте эту самую периодичность так, как вам необходимо. Вспомним, что за электроэнергию нам выставляют счёт 15-го числа каждого месяца. Настраиваем:

Обратите внимание, что в поле «Начальная дата» указывается дата, ранее которой GnuCash не будет создавать плановые проводки. Не путайте эту дату с датой плановой проводки. Также обратите внимание, что после настройки даты проводки, в календарике внизу вы увидите подсвеченные дни, на которые проводка запланирована. Поелозив указателем по сетке этого календаря вы сможете видеть во всплывающих подсказках детальную информацию о запланированных проводках на этот день. Удобно, в общем.

Далее — самое интересное, сама проводка. Здесь будьте предельно внимательны, чтобы потом не удивляться, куда это «сами собой» списываются деньги с вашего кошелька или ещё чего похуже... Перейдите на закладку «Шаблон проводки», в которой вы увидите уже знакомый интерфейс для создания проводки. Единственное отличие — это отсутствие возможности указать дату проводки. Оно и понятно, дата ведь будет устанавливаться GnuCash автоматически.

Создаём шаблон проводки, начисляющей долг за электроэнергию. Пример не очень подойдёт тем, кто платит «по счётчику», но сгодится для тех, кто платит фиксированную сумму (да, да, и такое бывает!). В любом случае, старайтесь максимально абстрагироваться от слов «за электроэнергию» и сосредоточиться на сути самой проводки.

Итак, допустим, фиксированная плата за полученную электроэнергию составляет 150 рублей. Перейдите в новую строку разделённой проводки и выберите в столбце «Счёт» счёт «Мои долги:Коммунальные платежи:Электроэнергия», а в колонке «Формула кредита» введите требуемую сумму — 150. После этого в следующей подстроке разделённой проводки, счёт выберите «Мои активы:Полученные коммунальные услуги», а в колонке «Формула дебета» введите такую же сумму — 150. После ввода частей проводки нажмите кнопку «Записать текущую проводку»  на панели инструментов (выглядит зелёным плюсиком). Получиться у вас должно примерно следующее (картинка кликабельна):

Думаю, понятно, что в вышеприведённом окне создания шаблона проводки вы вольны создавать сколь угодно сложные шаблоны, не ограничиваясь дебетованием и кредитованием пары счетов. После того, как вы закончите с сотворением шаблона, смело жмите «ОК» и наблюдайте только что созданную вами плановую проводку:

В таблице «Проводки» хорошо видно, когда проводка создавалась  в последний раз, на какую дату запланировано создание очередной проводки, а также периодичность её создания.

Создание шаблона плановой проводки, способ второй

Второй способ создания плановых проводок в GnuCash вам подойдёт больше, если у вас уже есть какая-то существующая проводка, на основе которой вы сможете создать шаблон. Давайте представим, что когда-то вам уже выставляли счёт за доступ к Интернет и вы вводили проводку вручную:

Теперь, лёгким движением руки мы превращаем нашу существующую проводку в... элегантный шаблон плановой проводки! Щёлкаем правой кнопкой мыши по проводке и в контекстном меню выбираем «Запланировать» (то же самое можно сделать через меню «Действие — Запланировать»):

Перечисленных параметров проводки здесь явно недостаточно, ведь нам нужно, чтобы проводка создавалась в конце каждого месяца, а не 30-го числа. В выпадающем списке «Периодичность» выбираем «Ежемесячно» (обратите внимание, что начальная дата автоматически сменится), название шаблона проводки сменяем на что-то более осмысленное, чем «Начисление за месяц» и жмём кнопку «Дополнительно». А дальше процесс ничем не отличается от создания шаблона первым способом.

Настраиваем автоматическое создание проводки без нашего участия:

Настраиваем периодичность:

И проверяем корректность шаблона:

Убедившись, что всё правильно, нажимаем «ОК», после чего можно лицезреть новый шаблон плановой проводки в редакторе плановых проводок:

Итоги

Вот, собственно, и всё. Теперь, 3-го мая, когда мы запустим GnuCash, будет автоматически создана проводка по шаблону «Начисление за Интернет», а сальдо вашей задолженности перед провайдером вырастет на 350 рублей.  Аналогичное событие произойдёт и 15 июня: ваш «электрический» провайдер выставит вам счёт на сумму в 150 рублей.

Далее, когда вы фактически погасите задолженность, например, за Интернет, тогда вам будет необходимо создать проводку на соответствующую сумму, где дебитоваться будет счёт «Мои долги:Коммунальные платежи:Интернет», а кредитоваться — какой-нибудь ваш счёт активов, например «Мои активы:Заначка».

Updated

Да, совсем забыл. Я  не осветил здесь создание шаблона плановой проводки для начисления задолженности за пользование городским телефоном. Пусть это будет вашим «домашним заданием» ;-)

Спасибо Михаилу Юркову за найденные ошибки, опечатки и ценные замечания по тексту!




GnuCash. Плановые проводки: 36 комментариев

  1. GnuCash очень хорош для учета прихода и расхода средств, сам пользуюсь им уже год. Но для планирования финансового состояния (бюджета) он не приспособлен. Да, там есть опция «Бюджет», но ощущение, что она недоделанная. Та же таблица в Calc позволяет спланировать бюджет проще и нагляднее, чем и приходится заниматься, что, сами понимаете, неудобно. Хочу написать простую программку именно для планирования бюджета, которая работала бы с файлами данных из GnuCash. Формат данных в файле, в принципе, понятен, не хватает времени этим заняться...

  2. 2Александр

    Вроде есть даже библиотечка с биндингами на питоне в которой все почти должно быть готово. Если возьметесь делайте клиент-серверную версию пожалста;)

  3. У меня вопрос немного не по теме. В Вики написанно, что GnuCash умеет работать с движком SQLite. Но как он умеет с ним работать — я что-то не смог разобраться. :( Может в Вики ошибка?

  4. axis_green, к сожалению, на данный момент не могу ни подтвердить, ни опровергнуть. Не знаю. :- (

  5. Если позволите небольшую критику, то, не смотря на то что, в принципе, кажется логичным получать задолженность по счёту Электроэнергия, а потом погашать её увеличив дебитный счёт в группе счетов Активы.

    Но с другой строны. Мне кажется что в группе Активы должны быть счета, которые можно реально «пощёпать» — наличные в кошельке, средства на депозите в банке, стоимость машины, стоимость дома... Таким образом всегда можно отследить сколько же именно имеется денег.

    Если организовать иерархию счетов как указали вы, то получатся излишние накапления, которых в действительности нет...

    Я не прав?

  6. VanSanblch, создайте в группе «Активы» две подгруппы счетов: «Можно пощупать» и «Нельзя пощупать» aka «Неликвид» или как-то так.

  7. ashep, ну да, как вариант. Или же просто запланировать транзакции по списанию с активов по счёту трат (Расходы:Электричество, Расходы:Телефон и т.д.), а потом проводить согласование счетов. Заодно можно будет менять суммы транзакций если оплачивать приходится разные суммы.

  8. VanSanblch, можно и так. Только в этом случае вы не будете видеть, сколько вы должны. Вы будете видеть только проводки погашения. Но вы ведь не «день в день» платите, как и все? :-)

  9. критика:

    Всеже «полученные комунальные платежи» должны быть «расходами» а не «активами». Иначе по вашей логике «продукты» и «проезд» тоже должны быть в «активах».

    Полученные вода, тепло и свет «исчезают безвозвратно» точно также как еда и проезд или просмотр фильма в кинотеатре. «Активы» они на то и активы, что вы с ними можете, чтото сделать потом после, собственно, получения.

    И еще, а почему для «коммунальные платежи» используется тип «задолженность»,а не «А/Оплачиваемо», выже сами писали в самой первой статье что:

    «А/Оплачиваемо — пользуясь счетами этого типа вы можете отмечать сумы, которые вы обязаны оплатить «когда-то», но ещё не сделали этого. Например, можно учитывать ваши ежемесячные траты за коммунальные услуги или чего-нибудь;»?

    благодарность:

    Спасибо огромное за то, что взялись написать ряд статей о gnucash. Давно хотел научиться отслеживать свои финансы. Уже несколько раз брался его(gnucash) ковырять но так и не осилил. Теперь я хоть, что-то стал понимать. Еще раз спасибо.

    1. Иначе по вашей логике «продукты» и «проезд» тоже должны быть в «активах»

      А что в этом нелогичного?

  10. > Всеже «полученные комунальные платежи» должны быть «расходами» а не «активами».

    Ещё раз повторюсь: счёт «полученные коммунальные платежи» НЕ отражает сумму, ПОТРАЧЕННУЮ на коммунальные платежи, а отражает сумму коммунальных услуг, которые вам предоставили. А «расходами» будут ПОГАШЕНИЯ вашей ЗАДОЛЖЕННОСТИ.

    > «Активы» они на то и активы, что вы с ними можете, чтото сделать потом после, собственно, получения

    Вы немного ошибаетесь. Прочтите ru.wikipedia.org/wiki/%D0...1%82%D0%B8%D0%B2

    > И еще, а почему для «коммунальные платежи» используется тип «задолженность»,а не «А/Оплачиваемо»

    Потому что, во-первых, это одно и то же, поскольку «А/Оплачиваемо» является подтипом «Задолженности». Вторая причина, по которой я не пользуюсь указанным вами типом, это желание максимально упростить примеры за счёт, в том числе, использования базовых типов счетов.

  11. > А что в этом нелогичного?

    Я не говорю, что это не логично. Просто получается, что вы сами себе противоречите, т.к. они у вас находятся в расходах.

    Кстати прошел по ссылке на вики. Не нашел там ничего про то, что полученые услуги могут быть хоть каким-либо видом или типом активов.

    p.s. я не нападаю на вас. я просто пытаюсь понять и разложить у себя в голове все по полочкам.

  12. Я еще использую плановые проводки для каких-нибудь безденежных действий. Например, для замены фильтра для воды раз в три месяца. Уж очень удобна напоминалка.

    Ну а так,тоже использую механизм плановых проводок для оплаты интернета и телефона.Там фиксированные суммы.

  13. И еще одно.Возможно, для таких случаев, как Вы показываете, удобнее создавать отдельный счет верхнего уровня,например,типа а\оплачиваемо. Тогда долги не будут висеть в активах.

    Но это чистое imho. Как кому удобнее...

  14. Интересные материалы. Спасибо.

    Хотелось бы услышать за работу с бюджетами, интеграцию с банковскими счетами (если есть такая возможность в принципе) и за отчеты. Словом, не только про учет, но и про анализ.

  15. > Я не говорю, что это не логично. Просто получается, что вы сами себе противоречите, т.к. они у вас находятся в расходах.

    Продукты у меня находятся расходах, поскольку я не беру их в долг. Если бы я приходил в магазин, брал в долг продукты, а затем, например, в конце месяца, мне нужно было бы рассчитывать за них, то мне было бы гораздо удобней записывать денежный эквивалент стоимости продуктов на кредитовый счёт. А вот с коммунальными платежами ситуация именно такая: я сперва их получаю, а потом уж рассчитываюсь. А ещё у меня есть такая особенность: рассчитываться не сразу, а через месяц, два, пять, пока нафиг не отключат что-нибудь... Думаю, таких как я найдётся ещё :-)

    > Кстати прошел по ссылке на вики. Не нашел там ничего про то, что полученые услуги могут быть хоть каким-либо видом или типом активов.

    Да, погорячился. Простите. В процессе ответа на ваш предыдущий комментарий я просто погрузился понятие «полученные услуги» настолько, что приравнял их к «материальным запасам». Не спрашивайте, как это у меня получилось ;-)

    > p.s. я не нападаю на вас. я просто пытаюсь понять и разложить у себя в голове все по полочкам.

    Ни в коем случае я не думаю, что вы на меня «нападаете». Видимо, мой прошлый ответ показался малость грубоватым. Простите, очень торопился просто...

    Спасибо вам за участие!

  16. > И еще одно.Возможно, для таких случаев, как Вы показываете, удобнее создавать отдельный счет верхнего уровня,например,типа а\оплачиваемо.

    Совершенно с вами согласен!

    > Тогда долги не будут висеть в активах.

    Но они ведь и так не висят. Долги висят на кредитовом счёте, где им и положено быть, а в активах висят _полученные_ услуги.

  17. > Хотелось бы услышать за работу с бюджетами

    Надеюсь, услышите :-) Будем стараться...

    > интеграцию с банковскими счетами

    Вот это вряд ли. Мне просто пробовать не на чем.

  18. Вы научили нас как «тратить» деньги. А как «зарабатывать» научите?

    О чем будет ваша следующая статья?

  19. vit, следующая статья будет о согласовании проводок.

    > А как «зарабатывать» научите?

    Дык, а что там интересного? Получили зарплату — сделали проводку со счёта «Приход» на счёт «Активы». Продали Родину — сделали проводку... Ну и так далее. «Тратить»-то более заумно обычно получается, вот примеры и основываются на учёте наших трат. Хотя, думаю, есть интересная тема для статьи. Можно рассказать о заёме кому-то денег под процент. Кто-то в каментах ранних спрашивал, кстати.

  20. ах да и заодно может подскажете как лучше прописать деньги выданые в долг?

  21. > Дык, а что там интересного? Получили зарплату — сделали проводку со счёта «Приход» на счёт «Активы».

    а, все, спасибо разобрался.

    > Можно рассказать о заёме кому-то денег под процент. Кто-то в каментах ранних спрашивал, кстати.

    :)

  22. Поясните, правильно ли я понимаю, что в момент оплаты я буду вынужден делать две проводки:

    1. Долги по коммуналке — Активы полученные коммунальные услуги (закрываем долг)

    2. Активы денежные средства — расходы по коммуналке (платим деньги)

    ?

    В целом конечно какой-то странный микс кэша и доходов с расходами ;)

  23. hid, нет, вы делаете одну проводку: «Мои активы» -> «Полученные коммунальные платежи». Иначе же у вас получится двойное списание средств с активов.

  24. Читал где-то, что, например, право аренды, скажем, недвижимости может считаться активом, но вот, чтобы коммунальные платежи... Это, по-моему, уже перебор. Повесьте коммуналку и интернет на расходы по содержанию жилья и не мучайтесь.

    Такая дорога заведёт далеко, т.е. быть последовательными до конца и честными хотя бы перед самим собой, то следует принять за аксиому, что все ваши приходы, — это от активов а расходы, — это от пассивов. Таким образом, приход «Зарплата» каким активом обеспечивается? Нематериальным активом трудоспособность плюс ваше время. (Кийосаки так и не понял, откуда зарплата берётся). Как оценить эту трудоспособность? Можно — по цене приобретения, вспомнив, сколько было заплачено за обучение. Некоторые авторы советуют делать оценку «по рынку», т.е. взять свой годовой доход и прикинуть, какая сумма давала бы вам такие проценты, будь она положена на депозит хотя бы под ставку рефинансирования ЦБ.

    Это влечёт за собой ещё несколько неудобных вопросов, например, а следует ли начислять на трудоспособность амортизацию, т.е. обесценивается ли трудоспособность со временем? Или следует ли страховать свою трудоспособность по крайней мере на величину своих обязательств?

  25. В GnuCash Tutorial and Concepts Guide для моделирования счетов к оплате, предлагается стандартный инструмент — Accounts Payable, т.е. счета к оплате, зачем был изобретать велосипед? Читайте официальную документацию, она написана отнюдь не заумью, а вполне народным английским языком :-)

  26. Как в gnucash можно зделать чтобы учитывались доходы по депозитному счету? К примеру есть счет на нем есть деньги они приносят каждый месяц проценты и увеличивают это же счет на эти проценты т.е. капитализируются.

    С помошью плановых проводок не получится т.к. проценты каждый месяц разные, если бы можно было бы в шаблоне плановой проводки записать в колонку формулу дебита, формулу которая бы это расчитывала, а может и можно???

    Пример:

    Есть счет вклад ВТБ-24, 6,5% годовых, проценты начисляются каждый месяц и капитализируются, вклад на 1 год. В шаблоне плановой проводки в колонке формула дебита хочу написать:

    (0,065*КОЛ-ВО ДЕНЕГ НА СЧЕТЕ)/12 вот как сказать gnucash, чтобы он в эту формулу подставлял КОЛ-ВО ДЕНЕГ НА СЧЕТЕ вклад ВТБ-24

    Надею понятно объяснил...

Комментарии запрещены.